E-kartoteka
Od 2026 roku w Polsce zaczął obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF) – rządowa platforma teleinformatyczna wprowadzająca obowiązek wystawiania oraz odbierania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (tzw. e-faktur ustrukturyzowanych).
Zmiany obejmą również wspólnoty mieszkaniowe oraz firmy zarządzające i administrujące nieruchomościami. Warto już teraz wiedzieć, co się zmieni i jak przygotować się do nowych obowiązków.
Czym jest KSeF?
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, za pośrednictwem którego:
- wystawiane są faktury VAT,
- odbierane są faktury zakupowe,
- archiwizowane są dokumenty księgowe.
Każda faktura otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny nadawany przez system i jest przechowywana w bazie danych przez 10 lat.
W praktyce oznacza to, że papierowe faktury oraz pliki PDF przesyłane e-mailem przestaną być podstawową formą dokumentowania transakcji pomiędzy podmiotami gospodarczymi. Osoby prywatne nadal będą mogły otrzymywać dokumenty w tradycyjnej formie.
Czy wspólnoty mieszkaniowe obejmuje obowiązek KSeF?
Wiele wspólnot mieszkaniowych nie jest czynnymi podatnikami VAT. Jednak KSeF będzie miał na nie wpływ, ponieważ:
- otrzymują faktury VAT za media, remonty, konserwację czy usługi techniczne,
- współpracują z firmami będącymi podatnikami VAT,
- korzystają z usług zarządców nieruchomości.
Firmy obsługujące wspólnoty (dostawcy mediów, wykonawcy remontów, firmy serwisowe) będą wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF.
Oznacza to, że wspólnoty mieszkaniowe – poprzez swojego zarządcę – muszą być gotowe na odbiór i obsługę e-faktur w nowym systemie.
Co zmieni się w codziennej pracy zarządcy nieruchomości?
Wdrożenie KSeF oznacza szereg zmian organizacyjnych i technicznych.
Korzyści:
- brak papierowego obiegu faktur,
- szybszy dostęp do dokumentów,
- większa przejrzystość rozliczeń,
- brak ryzyka zagubienia dokumentów,
- centralne archiwum faktur dostępne online.
Nowe obowiązki:
- zapewnienie dostępu do systemu KSeF,
- uzyskanie odpowiednich upoważnień od wspólnot,
- integracja systemu księgowego z KSeF,
- przeszkolenie pracowników administracyjnych i księgowych,
- opracowanie nowych procedur obiegu dokumentów.
Dla profesjonalnego zarządcy nieruchomości oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technologicznego.
Jak przygotowujemy wspólnoty mieszkaniowe do KSeF?
Jako firma zarządzająca i administrująca nieruchomościami już teraz wdrażamy rozwiązania, które zapewnią naszym wspólnotom płynne przejście na nowy system.
Nasze działania obejmują:
- dostosowanie systemów księgowych do wymogów KSeF,
- wdrożenie i rozwój elektronicznego obiegu dokumentów,
- szkolenia pracowników z zakresu nowych przepisów i procedur,
- uzyskiwanie niezbędnych upoważnień do obsługi KSeF,
- bieżące monitorowanie zmian legislacyjnych,
- wsparcie zarządów wspólnot w zakresie nowych zasad rozliczeń.
Dzięki temu wspólnoty, którymi administrujemy, są gotowe na bezproblemowe funkcjonowanie w nowym systemie fakturowania.
Czy właściciele lokali muszą coś zrobić?
W zdecydowanej większości przypadków właściciele mieszkań nie będą musieli podejmować żadnych działań.
Obsługa KSeF – w zakresie faktur dotyczących wspólnoty – będzie realizowana przez zarządcę oraz biuro księgowe.
W razie potrzeby będziemy na bieżąco informować właścicieli o ewentualnych zmianach w sposobie dokumentowania i rozliczeń.
Wprowadzenie KSeF a zarządzanie nieruchomościami – podsumowanie
Wprowadzenie KSeF to jedna z największych zmian w systemie fakturowania w ostatnich latach. Choć wymaga przygotowania technicznego i organizacyjnego, w dłuższej perspektywie usprawni funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych, zwiększy bezpieczeństwo dokumentów finansowych oraz uporządkuje proces rozliczeń.
Nasza firma jest przygotowana się do nowych obowiązków, aby zapewnić wspólnotom mieszkaniowym sprawną, bezpieczną i zgodną z przepisami obsługę.
W przypadku pytań zapraszamy do kontaktu z naszym biurem.