E-kartoteka
Nasze zadania zmieniają się wraz z fazą zaawansowania projektu jakim jest nieruchomość. Wśród nich jest zarówno doradztwo, jak i administracja nieruchomości. Dzięki temu nasi Klienci zyskują pewność, że ich inwestycja znajduje się w dobrych rękach, pod kontrolą najlepszych specjalistów.
Dzięki profesjonalnemu doradztwu nasi Klienci zyskują dostęp do analiz zasadności inwestycji, poznają niebezpieczeństwa związane z zakupem i sposoby ich minimalizacji. Prowadzimy dla nich obsługę w zakresie spraw urzędowych, takich jak rejestracja w urzędzie skarbowym czy statystycznym. W ten sposób mogą skupić się na rdzeniu swojego biznesu.
W fazie właścicielskiej zajmujemy się każdym z aspektów zarządzania nieruchomością: począwszy od prowadzenia dokumentacji, przez sporządzanie protokołów, a na negocjacjach z lokatorami w sprawie opuszczenia lokali skończywszy. Kiedy właściciel uzna, że chce sprzedać nieruchomość, wspieramy go w tym procesie od początku, aż po przekazanie dokumentacji nowemu nabywcy.
Faza początkowa:
- doradzanie w procesie zakupu nieruchomości – przeprowadzanie analizy zasadności inwestycji, wskazywanie niebezpieczeństw i sposobów ich minimalizacji, audyt dokumentów dołączonych do nieruchomości
- w procesie inwestycyjnym: komercjalizacja nieruchomości
- obsługa nieruchomości z uwzględnieniem korespondencji w językach obcych (j. niemiecki, j. angielski, j. ukraiński)
- rejestracja w urzędzie skarbowym oraz uzyskanie numeru NIP
- rejestracja w urzędzie statystycznym oraz uzyskanie numeru REGON
- założenie konta bankowego
- podpisanie umów (lub zmiana ich danych) z dostawcami mediów tym negocjowanie korzystnych warunków obsługi
- przygotowanie budżetu nieruchomości
Faza właścicielska między innymi:
- prowadzenie niezbędnej dokumentacji nieruchomości
- wybór i kontrola kontrahenta świadczącego usługi utrzymania czystości, w tym utrzymania zimowego nieruchomości
- wybór wykonawcy przeglądów określonych Prawem Budowlanym, – współpracujemy na stałe z osobami posiadającymi odpowiednie uprawnienia, które gwarantują atrakcyjne ceny przeglądów, oraz profesjonalne wykonanie zleconego zadania
- wybór dostawcy usług konserwacji i bieżących napraw nieruchomości oraz urządzeń technicznych
- sporządzanie na podstawie protokołu stanu technicznego budynku zestawień potrzeb remontowych
- prowadzenie dokumentów określonych przepisami Prawa Budowlanego i Dozoru Technicznego, w szczególności obowiązkowej książki obiektu budowlanego, dokumentacji technicznej, wpisów z wymaganych przeglądów technicznych nieruchomości, protokołów i opinii z przeglądów kominiarskich
- prowadzenie bieżącej ewidencji zgłoszeń konserwacyjnych oraz ich realizacja- fakturowanie / obciążanie najemców, monitorowanie wpłat, procedura windykacyjna wraz z przygotowaniem dokumentacji dla działu prawnego właściciela
- zastępowanie właściciela w komunikacji z najemcami i lokatorami
- reprezentacja właściciela w sprawach nieruchomości przed urzędami, instytucjami i organami porządkowymi oraz ścigania
- wydawanie niezbędnych zaświadczeń dla najemców i lokatorów
- zgodnie z zatwierdzoną polityką właściciela optymalizacja portfela najemców
- negocjacje z lokatorami w celu opuszczenia zajmowanych lokali
- uczestnictwo w postępowaniach komorniczych – eksmisje
- raportowanie wg ustalonych zasad, wg ustalonej częstotliwości
Faza sprzedaży:
- wspieranie właściciela nieruchomości w procesie sprzedaży nieruchomości
- współpraca z pośrednikami nieruchomości
- przekazanie dokumentacji nieruchomości nowemu nabywcy
Dowiedz się więcej
Zarządzanie nieruchomościami to jedno z najbardziej odpowiedzialnych zadań na rynku nieruchomości. Polega na podejmowaniu decyzji i wykonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością – zarówno pod względem finansowym, technicznym, jak i prawnym. Profesjonalne zarządzanie nieruchomością to nie tylko bieżąca administracja: to długoterminowa strategia, która chroni wartość budynku, zabezpiecza interesy właścicieli i zapewnia komfort wszystkim użytkownikom.
Czym jest zarządzanie nieruchomościami?
Zarządzanie nieruchomością, zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami, polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności zapewniających właściwą gospodarkę ekonomiczno-finansową nieruchomości, bezpieczeństwo jej użytkowania, właściwą gospodarkę energetyczną oraz uzasadnione inwestowanie w nieruchomość. W praktyce oznacza to przejęcie przez zarządcę pełnej odpowiedzialności za wszystkie aspekty funkcjonowania budynku – od finansów i dokumentacji, przez obsługę techniczną, aż po relacje z mieszkańcami, najemcami i urzędami.
Zakres zarządzania nieruchomością określa umowa o zarządzanie, zawierana z właścicielem nieruchomości, wspólnotą mieszkaniową lub inną osobą posiadającą prawa do nieruchomości. Umowa ta wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Zarządca nieruchomości zobowiązany jest posiadać polisę ubezpieczenia OC za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem – minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość 50 000 euro.
Zarządzanie nieruchomościami a administrowanie – czym się różnią?
To jedno z najczęstszych pytań właścicieli i zarządów wspólnot. Różnica jest zasadnicza i ma realny wpływ na zakres uprawnień oraz odpowiedzialności.
Zarządzanie nieruchomościami to pojęcie szersze. Zarządca nieruchomości podejmuje decyzje strategiczne, podpisuje umowy, reprezentuje właściciela lub wspólnotę przed urzędami i sądami, odpowiada finansowo za skutki swoich działań. W przypadku zarządu powierzonego zarządca jest wpisany do aktu notarialnego i ma pełnomocnictwo do działania w imieniu wspólnoty.
Administrowanie nieruchomościami obejmuje wyłącznie bieżące czynności operacyjne – pobieranie opłat, prowadzenie dokumentacji, obsługę zgłoszeń konserwacyjnych – wykonywane zwykle na zlecenie zarządu właścicielskiego. Administrator nie reprezentuje wspólnoty na zewnątrz i nie może podpisywać umów w jej imieniu.
W Grupie Biurowiec świadczymy oba rodzaje usług – zarówno pełne zarządzanie z zarządem powierzonym, jak i administrowanie na zlecenie zarządu właścicielskiego. Zakres każdorazowo dopasowujemy do potrzeb i struktury konkretnej nieruchomości.
Dla kogo jest profesjonalne zarządzanie nieruchomościami?
Profesjonalne zarządzanie nieruchomościami jest rozwiązaniem dla:
Wspólnot mieszkaniowych, które chcą powierzyć zarządzanie profesjonalnemu podmiotowi zamiast polegać wyłącznie na wolontariacie właścicieli – szczególnie w przypadku dużych budynków z dziesiątkami lub setkami lokali, gdzie bieżące zarządzanie wymaga pełnoetatowego zaangażowania.
Właścicieli kamienic i budynków czynszowych, którzy chcą maksymalizować przychody z najmu, minimalizować pustostany i uwolnić się od codziennych obowiązków administracyjnych i technicznych bez tracenia kontroli nad nieruchomością.
Inwestorów i deweloperów przekazujących nieruchomość do użytkowania – zarządca może przejąć budynek bezpośrednio od dewelopera, przeprowadzić rejestrację wspólnoty i wdrożyć pełen system zarządzania od pierwszego dnia funkcjonowania nieruchomości.
Właścicieli budynków komercyjnych – biurowców, centrów handlowych i obiektów usługowych – oczekujących profesjonalnego nadzoru nad najemcami, optymalizacji kosztów eksploatacyjnych i stałego raportowania wyników finansowych nieruchomości.
Dlaczego warto zlecić zarządzanie nieruchomościami profesjonalnej firmie?
Właściciele nieruchomości, którzy samodzielnie zajmują się zarządzaniem budynkiem, często niedoszacowują związanego z tym czasu i ryzyk. Profesjonalne zarządzanie nieruchomościami przynosi wymierne korzyści, których samodzielna obsługa nie zapewnia.
Doświadczony zarządca zna rynek usługodawców i wykonawców – potrafi wynegocjować korzystniejsze stawki za przeglądy techniczne, sprzątanie czy serwis, niż jest w stanie uzyskać pojedyncza wspólnota. Prowadzi dokumentację i przeglądy zgodnie z Prawem Budowlanym, co chroni właściciela przed odpowiedzialnością prawną wynikającą z zaniedbań technicznych. Profesjonalnie prowadzona windykacja należności poprawia płynność finansową nieruchomości. Regularne raportowanie i przejrzyste rozliczenia budują zaufanie wśród właścicieli lokali i eliminują konflikty.
Zarządca ponosi odpowiedzialność cywilną za swoje działania, potwierdzoną obowiązkową polisą OC – co daje właścicielowi nieruchomości realne zabezpieczenie finansowe w przypadku błędów lub zaniedbań w zarządzaniu.
Często zadawane pytania o zarządzanie nieruchomościami
Czym różni się zarządca nieruchomości od administratora?
Zarządca nieruchomości ma pełne uprawnienia do podpisywania umów, reprezentowania właściciela lub wspólnoty przed urzędami i sądami oraz podejmowania decyzji prawnych i finansowych. Administrator ogranicza się wyłącznie do bieżących czynności operacyjnych i nie może reprezentować wspólnoty na zewnątrz ani podejmować decyzji wpływających na jej stan prawny.
Czy zarządca nieruchomości musi mieć licencję?
Od 2014 roku licencja zarządcy nieruchomości nie jest w Polsce obowiązkowa z mocy prawa. Jednak branżowe licencje zawodowe wydaje Krajowa Izba Gospodarki Nieruchomościami. Obowiązkowe jest posiadanie polisy ubezpieczenia OC o minimalnej sumie gwarancyjnej równowartości 50 000 euro. Firma Grupa Biurowiec posiada zarówno ubezpieczenie OC, jak i certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zarządców.
Ile kosztuje zarządzanie nieruchomością?
Koszt zależy od wielkości i rodzaju nieruchomości, zakresu usług oraz jej lokalizacji. Przed podpisaniem umowy przeprowadzamy bezpłatną analizę i przedstawiamy konkretną, przejrzystą wycenę. Nie ma u nas ukrytych opłat.
Jak szybko można przejąć zarządzanie od poprzedniego zarządcy?
Standardowe przejęcie zarządzania trwa od 2 do 4 tygodni – tyle czasu potrzebujemy na zapoznanie się z dokumentacją, weryfikację stanu finansowego nieruchomości i formalne przejęcie obowiązków. W pilnych przypadkach czas ten można skrócić.
Czy Grupa Biurowiec zarządza małymi nieruchomościami?
Tak – obsługujemy zarówno małe wspólnoty kilkunastolokalowe, jak i duże osiedla z setkami właścicieli. Zakres usług i warunki umowy zawsze dopasowujemy do rzeczywistych potrzeb i budżetu nieruchomości.
Czy mogę sprawdzić rozliczenia przez internet?
Tak – każdy właściciel lokalu w zarządzanej przez nas nieruchomości ma bezpłatny dostęp do e-kartoteki online, gdzie może sprawdzić saldo, historię wpłat, rozliczenia mediów i stan funduszu remontowego – o każdej porze, bez kontaktu z biurem.
W jakich językach prowadzicie obsługę?
Prowadzimy administrację i obsługę korespondencji w języku polskim, angielskim, niemieckim i ukraińskim. To istotna różnica w nieruchomościach z właścicielami lub najemcami zagranicznymi.