Czy o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej trzeba powiadamiać na piśmie?

18 sierpnia 2025
zawiadomienie pisemne

Zarządzanie nieruchomościami to nie tylko kwestie techniczne czy finansowe – to również umiejętna komunikacja z właścicielami lokali. Jednym z najważniejszych wydarzeń w życiu każdej wspólnoty mieszkaniowej jest zebranie właścicieli, niezależnie od tego, czy jest to spotkanie coroczne, czy nadzwyczajne. To właśnie wtedy podejmowane są kluczowe decyzje dotyczące funkcjonowania nieruchomości.

Wielu właścicieli i zarządców zadaje sobie jednak pytanie: czy informacja o zebraniu musi być przekazana na piśmie? Jakie obowiązki spoczywają na administratorze, a jakie prawa mają właściciele lokali? W tym artykule wyjaśniamy, co mówi na ten temat ustawa o własności lokali i jak zadbać o poprawność formalną zawiadomienia.

Spis treści

Zawiadomienie o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej – co mówi prawo?

Zgodnie z ustawą o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r. , zarząd lub zarządca nieruchomości ma obowiązek zwołać zebranie wspólnoty mieszkaniowej co najmniej raz w roku – najpóźniej do końca pierwszego kwartału.

Ustawa w art. 32 ust. 1 precyzyjnie określa formę powiadomienia właścicieli o takim spotkaniu. Zgodnie z jej treścią:
„O zebraniu ogółu właścicieli lokali zarząd lub zarządca […] zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie.”

Oznacza to, że zawiadomienie w formie pisemnej jest obowiązkowe i nie może być zastąpione ogłoszeniem na klatce schodowej, e-mailem czy SMS-em – choć te formy mogą pełnić funkcję dodatkową. W świetle prawa, brak pisemnego zawiadomienia może skutkować podważeniem ważności zebrania, a co za tym idzie – również uchwał, które zostały podczas niego podjęte.

Zawiadomienie pisemne – jak dostarczyć go poprawnie?

Zgodnie z dominującą linią orzeczniczą sądów oraz opiniami prawników, wymóg zawiadomienia „na piśmie” oznacza tradycyjną papierową formę, a nie formę elektroniczną. Tylko taka forma spełnia warunki określone w przepisach ustawy o własności lokali.

Co powinno zawierać zawiadomienie o zebraniu?

Prawidłowo sporządzone zawiadomienie powinno zawierać trzy podstawowe elementy:

  • datę, godzinę i miejsce zebrania,
  • porządek obrad,
  • projekty uchwał, jeśli planowane są zmiany w prawach i obowiązkach właścicieli.

Zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy, w przypadku zamierzonej zmiany „należy wskazać treść tej zmiany”. Oznacza to, że do zawiadomienia trzeba dołączyć projekty uchwał, m.in. w sprawie planu gospodarczego czy sprawozdania finansowego. Bez tego właściciele mogą mieć podstawy do zakwestionowania ważności głosowania.

Termin doręczenia zawiadomienia

Zarząd lub zarządca nieruchomości ma obowiązek dostarczyć zawiadomienie z odpowiednim wyprzedzeniem. Przepisy jasno określają, że należy to zrobić co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zebrania. To nie tylko dobra praktyka, ale także wymóg ustawowy, którego niedopełnienie może skutkować nieważnością zebrania lub podjętych uchwał.

E-mail? Tylko za zgodą właściciela

Choć coraz więcej wspólnot komunikuje się drogą elektroniczną, warto pamiętać, że e-mail nie zastępuje formy pisemnej, chyba że właściciel wyraził na to pisemną zgodę. Bez takiej zgody zawiadomienie przesłane elektronicznie może zostać uznane za nieskuteczne.

W praktyce oznacza to, że jeśli zarządca wysłał e-mail bez wcześniejszej zgody właściciela, a podczas zebrania podjęto kontrowersyjne uchwały – właściciel może skutecznie podważyć ich ważność w sądzie. Dla bezpieczeństwa prawnego wspólnoty i zarządcy, warto zawsze posiadać pisemne potwierdzenia formy kontaktu.

A co, jeśli właściciel nie odbierze zawiadomienia?

W praktyce zdarza się, że właściciel lokalu nie odbierze listu z zawiadomieniem o zebraniu wspólnoty. Czy w takiej sytuacji zebranie można uznać za prawidłowo zwołane?

Tak – pod warunkiem, że zarządca nieruchomości wysłał zawiadomienie na ostatni znany adres właściciela i zrobił to z odpowiednim wyprzedzeniem. W takim przypadku uznaje się, że obowiązek zawiadomienia został dopełniony, nawet jeśli adresat fizycznie nie odebrał pisma.

Dla bezpieczeństwa warto korzystać z form potwierdzających doręczenie – takich jak:

  • list polecony z potwierdzeniem odbioru,
  • podpis przy odbiorze osobistym,
  • e-mail z potwierdzeniem odczytu (jeśli właściciel wcześniej wyraził na to zgodę).

Pisemna forma zawiadomienia – podstawa działania zarządcy

Zawiadomienie o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej musi mieć formę pisemną – w wersji papierowej lub elektronicznej (ale tylko wtedy, gdy właściciel wyraził na to pisemną zgodę). To nie tylko wymóg prawny, ale również element dochowania należytej staranności przez zarządcę nieruchomości.

Właściwa forma i termin powiadomienia chronią nie tylko interesy właścicieli, ale też zapewniają ważność zebrania oraz podjętych uchwał.

Podsumowanie: zawiadomienie to obowiązek formalny i dowód staranności

Zawiadomienie o zebraniu wspólnoty musi mieć formę pisemną – papierową lub elektroniczną (za zgodą właściciela). To nie tylko wymóg ustawowy, ale również dowód należytej staranności ze strony zarządcy. Zaniedbanie w tym zakresie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, dlatego warto zadbać o każdy szczegół.

Szukasz doświadczonego zarządcy nieruchomości?

Jeśli zależy Ci na profesjonalnej i odpowiedzialnej obsłudze wspólnoty mieszkaniowej – postaw na sprawdzonych specjalistów. Sprawdź, jak pracujemy i poznaj naszą ofertę.