E-kartoteka
Profesjonalne zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi wymaga czegoś więcej niż tylko znajomości przepisów. Wymaga lokalnego doświadczenia, sprawnej komunikacji z mieszkańcami i pełnej odpowiedzialności za każdy aspekt funkcjonowania nieruchomości – od finansów, przez obsługę techniczną, aż po relacje z urzędami i dostawcami mediów.
Grupa Biurowiec działa na rynku zarządzania nieruchomościami od blisko 20 lat. Przez ten czas zbudowaliśmy pozycję jednego z najbardziej rozpoznawalnych zarządców w regionie – w 2025 roku otrzymaliśmy tytuł Zarządcy Roku, a w 2024 roku zostaliśmy laureatem prestiżowego konkursu Orły Nieruchomości. Nasz zespół tworzą licencjonowani zarządcy nieruchomości, inspektorzy nadzoru budowlanego z uprawnieniami, prawnicy, księgowi i specjaliści ds. administracji.
Obsługujemy wspólnoty mieszkaniowe w Krakowie, Katowicach i na terenie całego Śląska oraz Małopolski – zarówno małe wspólnoty kilkunastolokalowe, jak i duże osiedla z setkami właścicieli. Jesteśmy też jednym z niewielu zarządców oferujących obsługę w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i ukraińskim – co ma szczególne znaczenie w miastach z dużą liczbą obcokrajowców.
W skład naszych usług wchodzi:
- obsługa i administrowanie nieruchomościami z uwzględnieniem korespondencji w językach obcych (j. niemiecki, j. angielski, j. rosyjski, j. śląski),
- rejestracja w urzędzie skarbowym oraz uzyskanie numeru NIP,
- rejestracja w urzędzie statystycznym oraz uzyskanie numeru REGON,
- założenie konta bankowego,
- podpisanie umów (lub zmiana ich danych) z dostawcami mediów, tym negocjowanie korzystnych warunków obsługi,
- przygotowanie budżetu wspólnoty,
- przygotowanie statutu wspólnoty oraz regulaminu porządku domowego,
- przygotowanie regulaminu rozliczania mediów lub jego zmodernizowanie,
- prowadzenie ewidencji lokali mieszkalnych, prowadzenie i aktualizowanie spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej – aktualizacja bieżąca,
- prowadzenie imiennych kartotek finansowych w zakresie naliczonych opłat, należnych odsetek, dokonanych wpłat oraz występujących zaległości lub nadpłat – za pomocą specjalistycznego oprogramowania
- wybór ubezpieczyciela budynku – posługujemy się renomowanymi brokerami ubezpieczeniowymi zbierającymi oferty z całego rynku ubezpieczeniowego
- ustalanie wymiaru opłat z tytułu kosztów utrzymania lokali: zaliczki eksploatacyjnej, remontowej a także opłat zaliczkowych za media, rozliczanych zgodnie z regulaminem rozliczania mediów – według prawomocnej uchwały,
- aktualizacja naliczeń za media w przypadku zmiany wysokości ich cen,
- wystawianie zawiadomień o zmianie wysokości opłat,
- realizacja głosowania w trybie indywidualnego zbierania głosów (przypadek szczególny w ustawie o własności lokali),
- przygotowywanie informacji o podjętych uchwałach,
- windykacja należności,
- wydawanie niezbędnych zaświadczeń właścicielom lokali,
- przyjmowanie wszelkich zgłoszeń, interwencji i wniosków od użytkowników i właścicieli lokali,
- sporządzanie rozliczenia finansowego oraz corocznego planu gospodarczego dla nieruchomości,
- przygotowanie i prowadzenie zebrań członków Wspólnoty,
- bieżące regulowanie płatności z konta Wspólnoty, opcjonalnie jeden lub dwóch właścicieli dokonuje akceptacji przelewów,
- przygotowanie zakresu sprzątania nieruchomości,
- wybór kontrahenta świadczącego usługi sprzątania (bieżące sprzątanie części wspólnych w tym chodników i terenów zielonych, w okresie zimowym oczyszczanie chodników, podjazdów i ciągów komunikacyjnych ze śniegu i błota, utrzymanie w należytym stanie porządkowym miejsc składowania odpadów bytowo-komunalnych kubły, kontenery, śmietniki), – forma atrakcyjna dla wspólnoty,
- wybór wykonawcy przeglądów określonych Prawem Budowlanym, – współpracujemy na stałe z osobami posiadającymi odpowiednie uprawnienia, które gwarantują atrakcyjne ceny przeglądów, oraz profesjonalne wykonanie zleconego zadania,
- wybór dostawcy usług konserwacji i bieżących napraw nieruchomości oraz urządzeń technicznych,
- sporządzanie na podstawie protokołu stanu technicznego budynku zestawień potrzeb remontowych,
- prowadzenie dokumentów określonych przepisami Prawa Budowlanego i Dozoru Technicznego, w szczególności obowiązkowej książki obiektu budowlanego, dokumentacji technicznej, wpisów z wymaganych przeglądów technicznych nieruchomości, protokołów i opinii z przeglądów kominiarskich,
- prowadzenie bieżącej ewidencji zgłoszeń konserwacyjnych oraz ich realizacja,
- wywieszanie flag w święta państwowe,
- koordynowanie prac zleconych przez Państwową Inspekcję Sanitarną,
- wybór opieki księgowej, w tym: prowadzenie ksiąg rachunkowych przygotowanie planu kont dla Wspólnoty Mieszkaniowej księgowanie dokumentów dotyczących zarządzania nieruchomością wspólną, w tym faktury, rachunki oraz inne dokumenty księgowe, przygotowanie informacji finansowych o poniesionych kosztach i przychodach utrzymania nieruchomości wspólnej, księgowanie wyciągów bankowych dotyczących części wspólnej nieruchomości, a także księgowanie analityczne na poszczególne lokale, sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych.
Dowiedz się więcej
Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi Kraków
Kraków to dynamicznie rozwijające się miasto z bardzo zróżnicowanym rynkiem nieruchomości – od zabytkowych kamienic w centrum, przez modernistyczne bloki na Nowej Hucie i Prądniku Czerwonym, po nowe inwestycje deweloperskie na Ruczaju, Czyżynach czy Podgórzu. Każdy z tych obiektów wymaga innego podejścia, innych dostawców i innej strategii zarządzania funduszem remontowym.
Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi w Krakowie prowadzimy z biura przy ul. Św. Agnieszki 1 w centrum miasta. Znamy krakowski rynek – wiemy, jakich usługodawców warto wybierać, jakie są lokalne stawki za przeglądy techniczne, sprzątanie czy odśnieżanie, i jak skutecznie negocjować warunki z dostawcami mediów. To przekłada się na realne oszczędności dla każdej wspólnoty.
Dla wspólnot mieszkaniowych w Krakowie realizujemy pełen zakres usług:
- Obsługa administracyjna
Przejmujemy wszystkie obowiązki formalne: rejestrację wspólnoty w urzędzie skarbowym i GUS, założenie rachunku bankowego, przygotowanie i aktualizację statutu oraz regulaminu porządku domowego, prowadzenie ewidencji właścicieli i ich udziałów, a także organizację i protokołowanie zebrań wspólnoty. Reprezentujemy wspólnotę przed organami administracji państwowej i samorządowej. - Obsługa finansowo-księgowa
Prowadzimy pełną księgowość wspólnoty: naliczamy opłaty eksploatacyjne i zaliczki na fundusz remontowy, ewidencjonujemy wpłaty, rozliczamy media zgodnie z regulaminem, sporządzamy roczne sprawozdania finansowe i plany gospodarcze. Każdy właściciel lokalu ma dostęp do swojego rozliczenia przez panel e-kartoteka online – bez konieczności wizyt w biurze. Prowadzimy windykację należności od zalegających właścicieli. - Obsługa techniczna
Organizujemy wszystkie przeglądy wymagane Prawem Budowlanym: kominiarski, elektryczny, gazowy, dźwigów i urządzeń technicznych. Prowadzimy książkę obiektu budowlanego, koordynujemy prace remontowe zgodnie z uchwałami wspólnoty, reagujemy na zgłoszenia awarii. Współpracujemy ze sprawdzonymi wykonawcami z Krakowa, co pozwala uzyskiwać atrakcyjne ceny przy zachowaniu wysokiej jakości. - Obsługa porządkowa
Dobieramy firmę sprzątającą do potrzeb i budżetu wspólnoty. Dbamy o czystość klatek schodowych, terenów zielonych, miejsc na śmietniki oraz chodników – w tym o odśnieżanie i posypywanie w sezonie zimowym.
Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi Katowice
Katowice i cały obszar metropolii górnośląskiej to jeden z największych rynków nieruchomości w Polsce. Obsługujemy wspólnoty mieszkaniowe w samych Katowicach, jak i w okolicznych miastach aglomeracji: Chorzowie, Sosnowcu, Gliwicach, Zabrzu, Bytomiu czy Mysłowicach. Dobrze znamy specyfikę śląskich wspólnot – zarówno w kamienicach z początku XX wieku, jak i w nowych osiedlach deweloperskich w dzielnicach takich jak Załęże, Ligota-Panewniki, Osiedle Tysiąclecia czy Murcki.
Główna siedziba Grupy Biurowiec mieści się w Katowicach przy ul. Staromiejskiej 6/1 oraz przy ul. Johna Baildona 22. To stąd koordynujemy obsługę dziesiątek wspólnot mieszkaniowych na Śląsku.
Zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi w Katowicach realizujemy kompleksowo:
- Obsługa administracyjna
Zajmujemy się wszelką dokumentacją wspólnoty: umowami z dostawcami mediów, sprawami urzędowymi, przygotowaniem projektów uchwał, indywidualnym zbieraniem głosów, wystawianiem zaświadczeń dla właścicieli lokali i prowadzeniem pełnej korespondencji. Zapewniamy stały kontakt z wyznaczonym opiekunem wspólnoty. - Obsługa finansowo-księgowa
Prowadzimy księgi rachunkowe wspólnoty, ewidencjonujemy wpłaty na fundusz remontowy, rozliczamy media, sporządzamy roczne sprawozdania i deklaracje podatkowe. Właściciele lokali mogą na bieżąco monitorować swoje rozliczenia przez e-kartotek online. Zajmujemy się windykacją zaległości i bieżącym regulowaniem płatności z konta wspólnoty. - Obsługa techniczna
Planujemy i koordynujemy przeglądy techniczne wymagane przepisami, organizujemy prace remontowe na podstawie uchwał, reagujemy na awarie i usterki. Współpracujemy z lokalnymi wykonawcami i inspektorami nadzoru budowlanego, co gwarantuje rzetelność i konkurencyjne ceny usług na rynku śląskim. - Obsługa porządkowa
Dobieramy odpowiednich wykonawców do sprzątania części wspólnych, utrzymania terenów zielonych i odśnieżania, dbając jednocześnie o optymalizację kosztów dla budżetu wspólnoty.
Dlaczego warto wybrać Grupę Biurowiec?
Wspólnoty mieszkaniowe w Krakowie i Katowicach wybierają nas z kilku konkretnych powodów:
- Blisko 20 lat doświadczenia. Przez dwie dekady obsłużyliśmy setki wspólnot mieszkaniowych – małych i dużych, nowych i zabytkowych. Nasze doświadczenie przekłada się na przewidywalność, bezpieczeństwo i skuteczność zarządzania.
- Nagrody i certyfikaty. Tytuł Zarządcy Roku 2025, Orły Nieruchomości 2024 oraz certyfikat Firma Godna Zaufania to zewnętrzne potwierdzenie jakości naszych usług.
- E-kartoteka online. Każdy właściciel lokalu ma dostęp do swojego konta przez internet – może sprawdzić rozliczenia, saldo funduszu remontowego i historię płatności bez konieczności kontaktu z biurem. To rozwiązanie cenione przez nowoczesne wspólnoty.
- Obsługa wielojęzyczna. Administrujemy wspólnotami w języku polskim, angielskim, niemieckim i ukraińskim – co jest istotne dla wspólnot z właścicielami zagranicznymi lub najemcami cudzoziemcami.
- Jeden opiekun – cała odpowiedzialność. Każda wspólnota ma przypisanego dedykowanego opiekuna, który zna historię nieruchomości, zna mieszkańców i jest pierwszym punktem kontaktu w każdej sprawie.
- Pełna transparentność finansowa. Dostęp do danych, regularne raportowanie i jasna struktura kosztów to fundament naszej współpracy z każdą wspólnotą.