E-kartoteka
Jak zwołać zebranie?
Sporządzając zawiadomienie o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej należy pamiętać o tym, by miało one formę pisemną. Zaproszenie nie powinno być przekazywane telefonicznie ani mailowo. Każde zaproszenie powinno dodatkowo być kierowane do konkretnego właściciela lokalu. Istotne jest również to, by zaproszenie zostało podpisane przez Zarządcę.
To, czy zawiadomienie zostanie wysłane listem poleconym czy zostanie wrzucone do skrzynki na listy zależy od decyzji Zarządcy. Jednak wysyłając list Zarządca posiada potwierdzenie, iż w określonym czasie zawiadomił właściciela o spotkaniu, co może być kluczowe w sytuacji, gdy ten będzie twierdził, że nie został poinformowany.
Co powinno zawierać zaproszenie?
Zawiadomienie o zebraniu wspólnoty mieszkaniowej powinno zawierać wszystkie kluczowe informacje dotyczące spotkania, takie jak dzień oraz godzina, a także miejsce zebrania. Dalej dokument powinien zawierać listę tematów, które będą poruszane na spotkaniu. W przypadku debaty nad zmianami należy również zawrzeć treść tych zmian, by właściciele mogli wcześniej się zapoznać się z projektami uchwał.
Kiedy należy powiadomić o zebraniu?
Zawiadomienie o organizacji zebrania należy dostarczyć właścicielom co najmniej tydzień przed datą planowanego spotkania.
Czym grozi nieodpowiednie zawiadomienie?
Sam brak pisemnego zawiadomienia bądź zawiadomienie właścicieli tylko np. 2 dni przed zebraniem nie sprawia, że ustalenia podjęte w trakcie spotkania przestają być ważne. Fakt ten może jednak służyć jako argument do unieważnienia ustaleń w sytuacji, gdy któryś z niezadowolonych ze zmian właściciel postanowi zaskarżyć ważność poszczególnych uchwał.
Należy pamiętać o tym, że powyższe wskazówki obowiązują tylko w sytuacji, gdy wspólnota mieszkaniowa nie zatwierdziła innych ustaleń. Możliwe jest bowiem powiadamianie właścicieli o zebraniu za pomocą poczty elektronicznej bądź w inny sposób, jednak są to indywidualne ustalenia danej wspólnoty i obowiązują tylko w jej ramach.